ITエンジニア必見！「伝わらない報告」を改善するコミュニケーションスキル

もくじ

1. 「伝わらない報告・説明」の傾向と問題点
2. 伝えるためには「要約する力」が重要
3. 「要約力」を身に付けるためのポイント
   1. 要約するための基準を持つ
   2. 伝える内容を絞り込む
   3. 自分の言葉でまとめる
4. 要約する力の上達は自信につながる
5. まとめ

1．「伝わらない報告・説明」の傾向と問題点

仕事をしている中で、自分が伝えたいことが相手に伝わっていないなと感じたことがある方も多いのではないでしょうか。

私の経験則ですが、伝えたいことが相手に伝わらないという場面では、以下のいずれかに当てはまることが多いです。

• 時系列に起こったことを全部話している。
• メールや帳票が文字で真っ黒。余白も少ない。
• 本題を説明するための補足(前置き)が細かくて長い。

このような傾向で報告・説明している場合、相手にとって不要な情報が多いため、必要な情報を受け取ってもらいづらくなります。

また、前置きが長く本題が始まらないことで物事の本質が伝わりづらいというのも問題です。

伝える時のポイントは、「(伝え手が)情報を伝えること」ではなく、「(受け手が)情報を理解すること」です。

報告・説明における主体は、受け手としなければいけません。受け手が理解しないことには、報告・説明が不完全に終わってしまうからです。報告を受ける側は、全てを知りたいと思っている訳ではありません。状況を判断するための材料が欲しいのです。

2．伝えるためには「要約する力」が重要

相手に伝わる報告・説明をするためには、相手にとって必要な情報だけにまとめる力(＝要約する力)が重要です。

必要な情報だけにまとめるとは、裏を返すと不要な情報を削除するということです。

これによって受け手は、不要な情報によって惑わされることが無くなります。理解するための難易度が下がり、理解のスピードが速くなります。

この効果は想像以上に絶大で、相手が理解することで、本来話したい内容に議論が集中し、話がどんどん進むようになるのです。

3．「要約力」を身に付けるためのポイント

要約する力は、試行錯誤を繰り返して磨き上げなければいけないスキルです。

要約力を身に付けるポイントについて解説します。実践を繰り返して磨いていきましょう。

3-1　要約するための基準を持つ

一つ目のポイントは、「要約するための基準(＝相手が必要な情報)を持つ」ことです。

報告・説明の場面や相手の立場を考えたうえで、相手が必要とする情報を検討します。自分の報告・説明によって、相手にどのような行動をしてもらいたいかを考えることで、相手に提供すべき情報が見えてきます。

例）

作業報告 ⇒ 作業遅延/現場で抱える問題それぞれの解決策について相談に乗って欲しい

　　　↓　相手が必要とする情報（基準）は...

①作業遅延の背景と対策案

②現場で抱える問題の背景と対策案

上記の通り、相手が必要とする情報(基準)を持つことで、相手が必要としない情報も見えてくるのです。

3-2　伝える内容を絞り込む

二つ目は「伝える内容を絞り込む」ことです。情報を絞り込むためには、以下の3点で検討すると広い場面に応用できます。

1. テーマ
2. メッセージ
3. 裏付け（背景・目的・理由・事例）

1．テーマ

相手に伝えたいテーマ(主題、議題)をできるだけ具体的にしてください。
作業報告する場合であれば、作業報告として何を話すのかをテーマにしなければなりません。

例）作業報告する場合
テーマ：作業遅延の状況と対策（相手への期待：作業遅延対策の相談）
テーマ：現場で抱える問題　　（相手への期待：問題の解決策の相談）

注意点ですが、テーマを決めたら、内容が混ざらないように気を付けてください。

例えば、現場で今起こっている問題を話している最中に、リスク(起こるかもしれない問題)について話をしてしまうと、テーマがすり替わったり、問題とリスクが誤って伝わったりする危険性があります。2つのことを話す場合は、必ず別のテーマとします。

また伝えたいテーマがあやふやな場合、情報がほとんど伝わりません。

こちらも気を付けてください。テーマを「作業報告」としてしまった場合、報告の受け手は「作業報告」として何が話されるのか、どんなアドバイスをすべきか、などの迷いが起こってしまいます。

2．メッセージ

テーマについて、自分の考えと相手に期待していることを伝えてください。相手への要求を遠慮することで、報告・説明の完結が遅くなってしまいます。相手への要求は慣れない間は勇気が必要かもしれません。ですが、伝える時の重要な要素なのです。

例）作業報告でのメッセージ
テーマ：作業遅延の状況（報告相手：上司）
メッセージ：

• 見積もりミスにより遅延が発生しているので、増員して欲しい
• 想定外の仕様変更で作業が増加したので、期限を延期して欲しい

テーマ：現場で抱える問題（報告相手：上司）
メッセージ：

• スキル不足で作業が進まないので、スキル習得者による講習を開いて欲しい

問題が起こっていても、自己解決の目途が立っている場合は相手の支援は不要です。その際は自分の考えを提示し、アドバイスや承認を求めればいいでしょう。周りの助けが必要な場合や、相談事項がある場合は、要求を明記することが重要です。その際は、要求の核心をシンプルに表現し、分かりやすくしましょう。

3．裏付け

メッセージについて相手に納得してもらうための情報です。できる限り事実(データ)に基づいて示すのが望ましいです。事実が分からない場合は、事実ではないことを明言したうえで仮説を示してもいいと思います。

不要かどうかを迷うような情報は、次の通りに残すと良いでしょう。

• 文章の場合、備考や参考情報として末尾に付加する
• 口頭の場合、手持ちデータとして持っておき、必要な場面で示す

3-3　自分の言葉でまとめる

三つ目は「自分の言葉でまとめる」ことです。

報告・説明は1回で伝わらないことの方が多いです。その際に、言い換えたり、例をあげたりすることで、相手に理解してもらえることが数多くあります。

分からない言葉や用語は無理して使わないようにしましょう。または調べて説明できるようにしておくと良いでしょう。

大切なことは、伝えるべき情報について正しく深く理解することです。言葉の意味や問題の状況などが正しく理解できていなければ、他人に分かりやすく説明することはできません。

4．要約する力の上達は自信につながる

実は恥ずかしながら、私はエンジニアとして10年以上過ぎた時点でも、コミュニケーションスキルに対して苦手意識がありました。ある時に要約力の重要性に気付き、少しずつ磨きました。おかげさまで要約力は過去の自分に比べずいぶんと向上したと感じています。

そんな自分に起こった変化を最後に挙げておきます。

• 報告内容をすんなり理解してもらえた
• 報告時間が短くなった
• アピールポイントが明確になり褒められることが増えた
• 結果として、それまで嫌だった報告が嫌ではなくなった

短くまとまった話は理解を得やすいです。

相手に素早く理解してもらえると、相手から素早く意見が出てきます。コミュニケーションがうまくできているという実感も湧きました。この感覚がとても嬉しかったです。

このように、要約する力を身に付けることで、苦手意識を持っていたコミュニケーションに自信が持てるようになりました。

まとめ

今回は、ITエンジニアに欠かせないコミュニケーションスキルの中でも「伝わらない報告・説明」を改善するポイントについて解説しました。

相手に、自分の伝えたいことが伝わっていないなと感じた際、不要な情報も多く伝えてしまっていることが多いです。

相手にとって必要な情報だけを伝えるのが「要約する力」です。意識して磨いていくことでコミュニケーションスキルを向上させていくことができます。

コミュニケーションスキルが苦手だと感じている皆様の「伝わらない苦しみ」が「伝わる喜び」に変わることを願っています。